La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se toma un elemento en formato físico (como un contrato, una imagen, un video, etc.) y se lo convierte a un formato digital.
En el mundo empresarial, esta tendencia se ha ido implementando de manera cada vez más masiva para todo tipo de documentación, puesto que las empresas contaban con kilos y kilos de papeles donde contenían información altamente valiosa, cuyo nivel de disponibilidad se veía altamente ofuscado por la poca eficiencia del papel como soporte.
Por suerte, son cada vez más las empresas, como LEFASOC, las que están poniendo a disposición de las compañías latinoamericanas equipos y servicios de la más alta calidad, para que todos puedan optimizar el acceso y la disponibilidad de sus datos.
¿Qué vuelve al papel un medio de almacenamiento poco rentable para almacenar información valiosa de una empresa?
Si bien durante siglos el papel fue el medio predilecto para almacenar información, llevar cuentas y, en general, almacenar conocimiento, la realidad es que, en pleno siglo XXI, se ha vuelto altamente ineficiente en el mundo empresarial.
Los datos son, probablemente, el más valioso de los activos que una compañía posee, y para poder dar respuesta a demandas tanto propias como de sus clientes, se debe acceder a ellos constantemente.
El problema radica en que, al ir almacenando documentos a lo largo de los años, muchas empresas cuentan con enormes depósitos llenos de papeles, entre los cuales tienen que buscar y rebuscar cada vez que requieran un documento específico.
Dicha búsqueda ya de por sí conlleva muchísimo tiempo, el cual podría ser diferencial a la hora de resolver un problema o responder a una demanda. Pero si además de eso tenemos en cuenta que mantener el orden de estos espacios depende de un factor íntegramente humano, podemos terminar de dimensionar lo ineficiente que puede ser este medio de soporte.
Además, el papel se puede desgastar, romper, perder, quemar, ensuciar, y cientos de otras cosas más que pueden comprometer la integridad de la información que contienen.
Entonces, es en vista de todo esto que la digitalización ha ido ganando cada vez más terreno en el mundo empresarial, consolidándose como la alternativa ideal para garantizar los más altos estándares de disponibilidad de la información para cualquier compañía.
¿Cómo puede la digitalización aumentar la disponibilidad de los datos?
Para realizar un correcto proceso de digitalización, todos los documentos deben ser correctamente etiquetados, nombrados y descritos.
Una vez hecho esto, proceden a ser escaneados, proceso tras el cual serán almacenados en un entorno digital, el cual puede ser tanto físico como directamente en la nube, dependiendo de los deseos de la empresa.
Dicho sistema de almacenamiento virtual contendrá todos los documentos ordenados en un sencillo sistema de índices, procurando facilitar la experiencia de usuario del personal de la empresa.
Con unos pocos clicks, y escribiendo unas pocas palabras clave, los distintos agentes de una compañía podrán acceder sin problema al documento que deseen, tarea que, si siguieran teniéndolos en papel, podría demorar incluso horas.
¿Qué otros beneficios trae la digitalización para una empresa?
Si bien la disponibilidad es algo extremadamente valioso para una empresa, poder acceder con tanta facilidad a los datos sería imprudente si no fuera respaldado por estándares iguales o más altos de seguridad.
Y es que la digitalización es una forma excepcional de garantizar la integridad de los documentos de una compañía.
El ejemplo más sencillo puede verse a la hora de enviar o compartir documentos: antaño, para hacerle llegar un documento a alguien que se encontraba en otra empresa, o mismo en la misma empresa pero en un piso diferente, se debía cargar los papeles de aquí para allá, a veces largas distancias.
Y todos sabemos que ir cargando documentos importantes no es lo más prudente si lo que se desea es preservarla.
Por lo tanto, la digitalización permite comenzar a enviar documentos adjuntando un simple link, o enviando adjunto en un correo electrónico, asegurando así la máxima seguridad posible a la hora de compartir e intercambiar documentos.
Por lo tanto, si actualmente tu empresa cuenta con un gran caudal de documentos, te invitamos a ponerte en contacto con el equipo de profesionales de alguna compañía que se especialice en digitalización, como por ejemplo LEFASOC.
Ellos podrán brindarte toda la asistencia necesaria para que tu empresa pueda llevar a cabo una digitalización eficiente, sencilla y, sobre todo, segura.