El sistema de firma digital brinda a las empresas agilidad y facilidad en sus trámites legales. Se trata de un avance tecnológico cada vez más presente en el mundo corporativo, sobre todo luego de la forzada digitalización que trajo la pandemia.
¿Qué es la firma digital?
Los softwares para la digitalización de firmas constituyen una herramienta de gestión documental sencilla, válida y práctica para entidades de actividad diversa. La firma electrónica es empleada tanto para la constitución de contratos como, también, para validar documentos importantes.
El proceso de firma digital cuenta con múltiples ventajas, como firmar un contrato o autenticar un documento a distancia, de forma cómoda, rápida y sencilla. En el mismo intervienen dos claves: una pública y una privada.
Asimismo, en este proceso es mediador un certificado de seguridad digital. Este asocia ambas claves a la persona física o jurídica titular de esa rúbrica y, de esta forma, garantiza la autenticidad de su identidad digital.
En ese sentido, la firma electrónica utilizada por las empresas implica tecnología criptográfica, mediante la cual es posible establecer el consentimiento de las partes en un documento y, asimismo, garantizar que éste no ha sido adulterado.
¿Cómo es su mecanismo de funcionamiento?
La reglamentación de la firma digital se implementó en el año 2018. Desde entonces, las diferentes empresas cuentan con mayor fluidez y seguridad en la gestión de sus trámites.
El funcionamiento de esta clase de tecnología es el siguiente: una persona cuenta, como mencionamos, con dos claves. Una privada, que es de su uso exclusivo, y una pública, que distribuye.
Principales ventajas de la firma digital
1) La gestión de negocios y del trabajo a distancia llegó para quedarse. Con la implementación de la firma digital las empresas pueden cerrar contratos e intercambiar documentos a distancia, sin necesidad de desplazarse o de establecer un lugar y un tiempo específico.
2) Este mecanismo de firma a distancia es aplicable, de forma rápida y sencilla, a todo tipo de documentos. Esto implica un importante ahorro de tiempo, sobre todo cuando la cantidad de documentos a firmar es significativa o son varias las personas que deben hacerlo.
3) Los mecanismos de gestión documental y firma agilizan los diferentes trámites administrativos entre las empresas, sus trabajadores y/o Administraciones públicas. Ese ahorro de tiempo también conlleva un importante ahorro de recursos, ya que los documentos pueden ser manejados por medios digitales de forma efectiva y rápida.
4) La firma electrónica es una clara alternativa sustentable. Evita el uso indiscriminado de papel y es una forma factible que las empresas tienen para aportar, en su actividad diaria, al cuidado y respeto del medio ambiente.
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