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20 junio, 2024 12:40am

¿Por qué es importante digitalizar documentos en una empresa?

En plena era de la tecnología, digitalizar documentos se ha vuelto una necesidad para cualquier empresa que desee desenvolverse de manera competitiva en los demandantes mercados actuales.

Si realmente desean mantener su posicionamiento y estar a la altura de sus competidores, no pueden depender de cientos de kilos de papeles desordenados para almacenar toda su información.

Necesitan un sistema rápido, sencillo y eficiente que pueda garantizar los más altos estándares de disponibilidad para toda la información de una compañía, para poder así desempeñarse óptimamente tanto interna como externamente.

Y, para conseguirlo, existen diversas empresas, como LEFASOC, que cuentan con servicios de digitalización de documentos para ayudar a las empresas a llevar a cabo un proceso rápido, sencillo y seguro.

Beneficios de digitalizar documentos

  • Alta disponibilidad: La información ha pasado de ser un simple insumo a ser el más valioso de los activos de una empresa, la materia prima a partir de la cual desarrollar campañas, productos y brindar servicios que satisfagan a sus clientes. Por lo tanto, no es casualidad que digitalizar documentos esté ganando cada vez más popularidad entre las compañías.
  • Menor impacto ambiental: Cada vez más compañías están dejando de moverse únicamente en el mundo empresarial, y están pasando a tomar acción en causas sociales y medioambientales. La industria del papel es una de las más destructivas para nuestro mundo, y es por eso que, para una empresa que desee implementar valores ecologistas, digitalizar documentos podría ser una muy buena forma de comenzar a hacerlo.
  • Facilita compartir e intercambiar documentos: Mientras que el traslado de la documentación física demandaba no sólo llevar de acá para allá grandes pilas de valiosos papeles, los cuales podían perderse, arruinarse o ser robados, con la documentación digitalizada es tan simple como enviar un link o un e-mail con un archivo adjunto para que cualquier persona que deba acceder a un determinado documento pueda hacerlo sin problemas desde la comodidad de su oficina.
  • Eleva los estándares de seguridad: todo esto, entonces, eleva enormemente los estándares de seguridad para la información de una empresa. Menos manos interactúan con ella, no se la debe mover de forma física, no se la expone a riesgos y, en general, se la utiliza en un ambiente mucho mejor administrado que anteriormente.
  • Mejor organización: Antes, los documentos en papel ocupaban enormes habitaciones, y bastaba con que uno de ellos estuviera en el sitio equivocado para generar caos. Esto se notaba, sobre todo, cuando surgía un problema o se necesitaba hallar información muy específica rápidamente: hasta que iban al almacén de documentos, buscaban y -con suerte- daban con su objetivo, la situación ya podría haberse ido de las manos, o la oportunidad haber pasado. Al digitalizar documentos, eso pasa a ser cosa del pasado.
  • Conservación a través del tiempo: Como ya se ha dicho, el papel no es especialmente conocido por su resistencia. Se rompe, se ensucia y se desgasta fácilmente, lo cual no lo vuelve el medio más confiable para contener el más valioso activo de una empresa. Por eso, llevar los documentos a un medio digital es la mejor forma de conservarlos en óptimas condiciones frente al paso del tiempo.

Pasos para la digitalización documentos

  • Elaborar un documento de criterios: El primer paso siempre debe ser redactar un documento claro en el que se especifiquen todos los criterios de digitalización que se van a emplear.
  • Reunir toda la información: En esta etapa del proceso de digitalizar documentos, no solo se deben seleccionar todos los documentos que desean digitalizarse, sino que también es la oportunidad para que la compañía descarte todos aquellos papeles irrelevantes que conservaba y que le ocupaban espacio.
  • Generar descripciones archivísticas completas: Cada documento debe ser descrito en su totalidad, tanto desde qué contiene hasta en qué condiciones se encuentra y si cuenta con algún tipo de restricción de acceso. En esta etapa también se deben actualizar aquellas descripciones ya existentes, completándolas en caso de ser necesario.
  • Revisar los documentos: Siguiendo con las etapas previas a la digitalización en sí, este es el momento de descartar cualquier posible duplicado para así ahorrar tanto tiempo como recursos. A su vez, se debe revisar que no contengan elementos como cintas o grapas, los cuales pueden obstaculizar el escaneo, y que las páginas se encuentren en el orden correcto.
  • Establecer un entorno óptimo: Desde la calibración del monitor hasta la iluminación de la sala, es fundamental reducir el márgen de error al mínimo posible y proveer las condiciones necesarias para que todo el proceso de digitalizar documentos sea un éxito.
  • Llevar a cabo el escaneo
  • Verificación: Tras escanear los documentos, es ideal comprobar que el número de archivos obtenidos sea igual al número de hojas digitalizadas, y que tanto éstos como las imágenes se hayan digitalizado correctamente.
  • Elaborar índices y ficheros: Para aprovechar al máximo los beneficios de digitalizar documentos, es indispensable darle nombres comprensibles y coherentes a cada documento, y segmentarlos siguiendo un índice claro y ficheros bien definidos.
  • Añadir marca de agua: Para garantizar los más altos estándares de seguridad para la información, toda la documentación debe incluir una marca de agua legible en una posición donde sea fácil de ver. Dicha marca de agua debe contener el nombre de la institución que almacena todos los documentos originales.
  • Trasladar al soporte de almacenamiento: Distribuyéndolos en carpetas, se procede a migrar todos los documentos ya digitalizados al soporte de almacenamiento elegido, ya sea en formato físico -como un disco- o cloud.

Si te interesaría digitalizar documentos en tu empresa, te invitamos a ponerte en contacto con el equipo de profesionales de alguna de las muchas compañías que ofrecen servicios de digitalización de documentos, como la ya mencionada LEFASOC.

Estas empresas cuentan con amplia experiencia en el rubro, y podrán proveerte asistencia personalizada sobre qué métodos serán los más prácticos para digitalizar documentos en tu empresa.

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